Hver ordning beskrives i et dokument, som er delt ud til de forskellige studieledere. Dokumentet findes på dansk og engelsk og kan redigeres frit frem til den slutdato som er sat, eller til dokumentet er færdigt og klarmeldes. Herefter overgår det til den studiehåndbogsansvarlige, som derefter selv kan redigere videre, eller sende dokumentet retur med bemærkninger. Når alle ændringer er godkendt, publiceres den gældende årgangs studiehåndbog fra studiebasen, evt.  via et Content Management System, eller som PDF eller html. Indholdet kan overføres til STADS, hvis det ønskes (NB: ikke indeholdt i den typiske implementeringspris).  Hvert års studiehåndbog eksisterer naturligvis som en kopi, der efterfølgende kan trækkes frem.

Sammenhængen med kursusbeskrivelser betyder, at studiehåndbogsadministratorer meget let kan danne sig et overblik over hvilke dokumenter der indeholder referencer til kurser der ikke findes mere. Yderligere betyder integrationen, at dokumenterne altid er opdateret i forhold til kursuskataloget f.eks med hensyn til danske/engelsk titler.

Danske og engelske dokumenter styres rettighedsmæssigt hver for sig, da det typisk ikke er de samme personer, der er ansvarlige for de to versioner (ofte tager et oversætterfirma sig af den engelske version).

Studiebasen benytter i øjeblikket DTUs terminologi i beskrivelsen af studieordninger og systemet integrerer op imod DTUs kursuskatalog. Men det er ikke nødvendigt at bruge samme terminologi som DTU. Systemet kræver ikke andet end en liste over årgang/kursusnummer/kursustitel/ECTS-point (evt. som en kommasepareret fil), for at  kunne lave integration med kursuskatalog.