er et system, som er blevet udviklet sammen med cphbusiness til håndtering og administration af mange forskellige typer af dispensations-og merit sager.
Helt overordnet set erstatter systemet funktionspostkasser/mails og andre GDPR udfordrede værktøjer og kan via meget enkle overbliksbilleder og notifikationsmuligheder sikre at ingen sager glemmes eller falder mellem to stole.
Systemet understøtter både administratorer, studievejledere, studerende m.fl. i de arbejdsprocesser, som er knyttet til disse sager og er integreret med sektorens studieadministrative systemer. Derudover kan systemet tilpasses til institutionen og på den måde gøres meget praksisnært.
Procesdiagram
Nedenfor ses en grafisk fremstilling af de processer/handlinger, som systemet understøtter
Systemet tilgås ved at logge ind med brugernavn og password eller via intranettet som single-sign-on. Eksterne/kommende studerende har mulighed for at logge på via NemID.
For sagsbehandlerne/studievejledere giver systemet
- overblik over indkomne ansøgninger, igangværende sagers status og tidligere afgørelser
- log på hver enkelt ansøgning, så sagsbehandler kan se hvem som har udført hvilke handlinger
- nem deling af sager mellem sagsbehandlere og studievejledere
- notifikationer til relevante interessenter så sager ikke glemmes
- mulighed for at redigere ansøgning for ansøger i tilfælde af fejl og mangler
- mulighed for at videresende til relevante udvalg
- smart måde at danne afgørelsesbreve uden nogen tekstbehandling (brevflet ift. type/afgørelse/stamdata mm.)
- statistikudtræk med avancerede filtre
For studerende giver systemet
- overblik over igangværende ansøgninger og tidligere afgørelser
- enkel ansøgningsproces for forskellige handlingsplaner/studieplaner
- feedback fra sagsbehandlere undervejs i processen
- notifikationer når der kræves handlinger
Systemet vil desuden
- løfte ift. juridiske krav til sagsbehandling herunder GDPR (persondata)
- arkivere afgørelser direkte til institutionens ESDH-system
- effektuere ændringer, fx tilføjelse af orlovs-periode, direkte i institutionens SIS (STADS, esas eller lignende)
Overblik for sagsbehandler
For mere information kontakt Berit Cecilie Brix på bcbrix@arcanic.dk